kintone

kintone導入記 Part.1

kintoneを知る前、僕らは大海原にいた。

社内SNS:Garoon
請求管理:塾専用請求システム
成績管理:Excel

ざっくり書くとこんな感じだ。
別に不満はなかったし、業務としては単純だ。

塾としての規模が大きくなりはじめ、
順風満帆な生活を送っていた。

ざわ・・・ざわ・・・・

規模が大きくなればなるほど、
業務負担が大きくなる。

いや、当たり前だろ!とツッコミたくなるあなた。
少し待ってほしい。

うちの会社は小企業も小企業。
さらに一般的に塾というものは教室と本部がわかれているが
うちの会社は月謝を安くするために本部を置かずに運営している。

つまり、規模が大きくなった時の業務負担がそのまま現場に降りてくることになる。

業務改善をしなければならない。

今の業務をよりシンプルに、より楽なものにしなければならない。
うちの会社の問題点は大きく分けて3つだった。

業務システムが複数に分かれている

これはよくある話だ。特化した業務のためには特化したシステムが必要で、
それを自開発できない環境であれば、外部のサービスに頼るしかない。

自由度が高いシステム故、統一ルールがない。

特にExcelはいい例だ。Excelの管理の仕方やデータの入力の仕方は千差万別。
Garoonもそうだった。どこにどんな書き方で報告をあげるかは人によって違う。

使える人と使えない人がいた。

特に請求管理システムについては、経理担当が理解しているだけという状況に近かった。
Excelすらいじることができないレベルもいたし…。

新システムを探し回った

新システムの導入にあたって、
僕らが求めていたものは上記の問題点を改善できる3点を満たすもの。

1つの場所に集約ができる

同じ情報を複数の場所に保管しておくなんて危険かつ無駄なことをしたくなかった。
1つの場所にすべてが集約されている状態が望ましかった。

入れる箱が決まっている

エクセルのように誰でも列や行を追加したりできない不自由さも必要だった。
名前はここ!住所はここ!ほかにも入れたいなら相談してね!が必要だった。

誰でも簡単に使える

見やすく、入力がしやすい状況を作り出す必要があった。
excelの関数を知らなくても入力するだけで合計が出るような…。

ついに見つけた

それは新システムを探し続けていたある日、上司が発した一言だった。

Y氏
Y氏
私たちが求めているのはAccess、じゃないか?

Access…!?それだ!!!

次回、Access勉強会が開かれるの巻。