kintone

【緊急任務】未納管理を作れ!!Part.1

未納は戦いだ。
口座の残高不足や支払い忘れなどの様々なエラー、どうしても発生してしまう未納。
多くはすぐに支払いを済ませてくれるが、そうではない人も一部存在する。

塾というのはやや特殊な業界だ。
特定商取引法の規制対象となる「特定継続的役務提供」に該当する業界で、
サービス(役務)を提供する前に対価を支払ってもらうことが継続的に起きる。

これは逆に言うと、未納が発生した場合は役務提供が先になり、継続的な提供のため
それが数か月続くと大打撃となる。

大打撃を防ぐために、「通塾停止勧告」や「通塾停止」を行ったり、
場合によっては法的手段を講じるケースもある。

しかしながら、未納管理がしっかりできていない塾は
そもそも滞っている状態で放置されてしまうケースも多い。

うちの会社は経理担当が一人で未納追跡を行っていたわけだが、
当然規模の拡大とともに限界を迎えることになった。

そして出番だ。kintone。

まずは仕様を決める

まずは現在の状況を整理してみよう。

  • 請求管理アプリ(請求年月・請求額・ステータス【未納・入金待・入金済】が存在する
  • 口座振替結果をexcel経由で取り込み、ステータスが自動的に変わるシステムになっている
  • 基本的な入金は口座振替だが、未納(=残高不足等)の場合はコンビニ払いの用紙を別システムで発行
  • その後のコンビニ払いの入金状態は経理担当が別システムで管理しており、
    他の担当者は関知しない状態

こんな状況なので目的は未納状態を全員が認知し、追跡を行うことができ、
入金完了までをkintoneで管理することだ。

よって仕様はこのような形に。

①請求管理アプリにexcel経由で振替結果を登録した後、
②請求管理アプリ上の未納チェックボタンを押すと『未納』ステータスになっているレコードのプロセスが一つ進み、【コンビニ払い用紙発行待ち】になる。この時の作業者は各教室の事務担当者。
③コンビニ払い用紙を発行した後、プロセスを【コンビニ払い用紙発行済み】に進めると、入金管理アプリに「請求管理のレコード番号・請求内容等」がレコードとして新規登録される。
④その後入金管理アプリで入金完了プロセスまで進むと、
 元の請求管理アプリのレコードのステータスが『入金済』に変化する。

さぁ、戦いの始まりだ。