kintone

kintoneは業務改善だけでなく意識改善もできる

kintonehive、「kintoneは制限があるからロジカルに考えられる」という言葉が印象的だった。
ロジカルに考えることは日常生活の中で当たり前にできる人とできない人がいる。
しかし、kintoneを使えばロジカルに考えざるを得ない。
これは職員の教育ツールとしても使えるんだ。

砂場で遊ぶ創造性

そこに用意されているのはただの砂場。
道具はいくつか用意されている。持ち込んでもいい。
でもその砂場にはいくつかのルールがあり、そのルールを守って遊ばなきゃいけない。

小さい頃、皆さんは砂場で何を作って遊んだだろうか。
どれだけ深く掘れるかを友達と競い合ったり、
逆にどれだけ高く砂をつめるかを試したりしたことはないだろうか。
はたまた砂の城を作ったり、山を作ってトンネルを掘ってみたり。
その砂場の近くには水道があり、そこからコンビニの袋を使って水を運び
トンネルに水を流してみたり。
気づけば5時のチャイムが鳴り、帰る時間がやってくる。
その日作ったものは次の日には跡形もなく、またゼロからのスタート。
でもゼロからだからまた新たなアイデアが沸き、何かを夢中で作り始めた。
間違いなくあの時、あの場所は創造性に富んだものだった。

僕がkintoneに出会ったときにふと思い出したのがこの子どものころの思い出だった。
いろんな道具を使っていい。でもどんな風に業務を改善するかは自らが決める。
自分がしたいようにできる。それがkintoneの魅力だった。

何を結びつけるか

kintoneの醍醐味はルックアップや関連レコードだ。
データベースとして、データをどのように扱うか。
一つの大きな山を作っても良いが、二つに山を分けて、その間にトンネルを走らせる。
そうして二つのデータを結びつける、ということもできる。

「変わらないもの」と「変わるもの」

「変わらないもの」と「変わるもの」という概念をまずはよく考える。
塾で言えば、「生徒の名前・住所」は「変わらないもの」に該当する。
一方、「学年・学校・担任」は「変わるもの」だ。
これらは分けて保存すべきだ。

こうやって保存していく気持ちの悪さがわかるだろうか。
一見、悪くないんじゃないか?と思う人もいるかもしれない。
しかし、これを不変と可変に分類するとこうなる。

こうすると、田中太郎くんのデータを開けば中1~高1までのデータが結び付けられているので
田中太郎くんのデータを見るだけですべての履歴が確認できる。
しかしどうだろう。最初の例は一つ一つを開かなければならない。

そして何より、気持ち悪さとは「田中太郎くんが複数人いるように見える」点だ。
こういう作り方はやめたほうがいい。

「変わらないもの」は固有名詞ごとに入れる場所を変える

「変わらないもの」だからひとまとめにして良い訳ではない。
簡単に言えば、固有名詞ごとに入れる場所を変える、ということだ。

さあ、今度は保護者の名前が入ってきた。
一見何もおかしい気がしないが…、本当にそうだろうか。

田中太郎くんには田中花子さんという妹がいる。
花子さんが入塾してきたらどうなる…?

おや?おかしい。田中権三郎が二人になってしまっている。

つまりこういうことだ。
固有名詞は極力アプリを分けて保管すべきで、
複数に跨ぎそうな情報は一番大きな枠に入れておくと良い。
大きな枠とはこの場合保護者だ。

こんな感じ。
この構成でアプリを作っていくとこうなる。

実は正解なんてない

いろいろ書いたが、実は正解なんてものはない。
データの取り扱い方は「こうした方がいいかも」はあっても、「これは違う」はない。
そして、重要なのは正解だと思われる方に近づくことでもない。

大事なのは思考し、繰り返し試すことだ。
案外、それができる環境は少ない。
若手に対して「考えて動け」と求めはするけれども、
それを試すことのできる具体的な環境を用意し続けることは難しい。

kintoneは偉大だ。
その環境を簡単に手に入れることができる。
そして何より、すぐさま修正ができる。
業務改善とは、仕事の効率化だけではない。
仕事を効率化できる思考を学ぶことでもあるのだ。